Board of Selectmen

Chaplin, Connecticut

Thursday, February 5, 2009

Time 7:00P.M. Regular Meeting

Chaplin Town Hall

1. Call to Order   

Bob Dubos-First Selectman called the meeting to order at 7:00P.M.

Members Present:   Bob Dubos, Gene Boomer and William Rose III.  Others

Present:  Karen O Gorman, Betty Urban-Clerk and Michael Underhill.

Audience:  William Rose IV, Dick Weingart and Kevin Scanlon. 

2. Additions to Agenda  

William Rose III would like to add Discussion of Elected Versus

Appointed Position under 7E.  Gene Boomer made a motion to add

Discussion of Elected Versus Appointed Position  to the Agenda under 7E.

Seconded by Bob Dubos.  Motion passed unanimous.  

3. First Audience of Citizens

A. Solar Panel-Michael Underhill  

Bob Dubos is interested in a long range plan regarding the addition of

Solar Paneling to some of the Town Buildings.  Michael Underhill, a

representative of Alteris, presented information Solar.  He said panels

can be put on roofs or on the ground.  Many systems are leased, and the

State of Connecticut was offering subsidies.  This program is on hold at

this time.  Solar panels last about thirty years.  He has come up with a

Chaplin Solar City Proposal.  This proposal includes an educational

event in our town for high school students.  Chaplin would have to

provide a suitable place to hold the event, provide a $100 waiver as

part of electrical permit fees and advertise in the Town Newsletter.

Alteris would pay for an advertisement in the Chronicle.  Michael

Underhill said the best town locations for solar in Chaplin are the Town

Garage and the Senior Center.         Kevin Scanlon, a local contractor,

said solar panels should be installed on the ground. This makes them

easier to clean and if a new roof is needed, solar panels could be a

problem. He said that hiring a private contractor to do the installation

could be a savings of 20 to 30%.  

4. Approve Minutes of :  Regular Meeting of January 5, 2009   

William Rose III made a motion to approve the minutes of January 5,

2009.  Seconded by Gene Boomer.  Motion passed unanimously with the

following amendment.   Under 3 First Audience for Citizens, there are a

total of 87 regular students and 8 Special Ed students.  Under 9Second

Audience for Citizens, Bill Rose IV spoke about a rumor going around

that the position of Town Clerk may be changed from elected to an

appointed position.       

5. Communications and Reports

A. Trooper Report-January 2009  

M.V. Accidents      5              Larceny        1

Non-Criminal      1

Sexual Assault        1              Criminal Mischief     1

M.V. Stops         21

B. Board Members Reports               None

6. Old Business

A. Infrastructure   

William Rose III said that inventory of each Town Building must be taken

to see what is needed at this time and what was done in the past.  Bob

Dubos said information on equipment, furnaces, septic systems, energy

efficiency etc is needed.  Gene Boomer said he would be willing to check

old invoices to see what services were done and when.  William Rose III

and Gene Boomer agreed to work together on the Infrastructure Project.

They will find out what is known or unknown, and what will be needed in

the future.  

B. Cemetery Fence  

Bob Dubos contacted the Realtor that was selling the home near the

cemetery.  She is the daughter of the owners, and said they were still

living in the house.  Nothing can be done at this time without their

permission.  

7. New Business

A. Tax Collector Refunds  

Bob Dubos gave information on tax refunds for January 2009.  Gene Boomer

made a motion to approve the tax refunds for January 2009 as presented.

Seconded by William Rose III.  Motion passed unanimously.  

B. Resignations and Appointments   

Lisa K. Kegler has resigned from the Chaplin Planning and Zoning

Commission as of January 29, 2009.  Planning and Zoning will fill the

vacancy.  

C. Animal Response Team.

Bob Dubos said that Dennis Thibeau is asking Chaplin to provide a

location for 2 24ft. Box Trailers to house large and small animals in

case of a State of Emergency.  Bob has spoken to the Fire Department,

and they are willing to provide a spot.  William Rose III feels it will

be a very expensive project.  A maintenance line would be needed in

someone s budget.  Gene Boomer would like to think about it and table

till next month.  Bob Dubos will see if Dennis Thibeau will come to the

meeting to give more information.  

D. Budget Discussion-Dick Weingart 

Dick Weingart said that this year Chaplin will lose at least $75.000 in

Revenue.  This includes $45, 000 in Statutory Formula Grants and $30,000

in Interest Income.  He wants to send out a letter to all Departments

and Boards asking for a flat line 2009-2010 Budget and he would like to

free unnecessary spending in this year s budget.  Gene Boomer wants to

see the letter before a decision to support the Board of Finance is

made, because the 2008-2009 Budget was approved by the Town.  This item

will be put on next month s agenda.          

Dick Weingart referred to the letter from the State of Connecticut

Office of Policy and Management.  A corrective action plan is needed to

correct the items that were noted in the June 30, 2008 audit report.

Reference number MW-08-2 refers to an inadequate segregation of duties

in the following cash receipts areas:  Town Clerk, Student Activity

Funds and Approval/Recordkeeping.   Bill Plummer said the Treasurer is

responsible for all town receipts and should file an annual report to

itemize receipts.  The Treasurer is also responsible for coming up with

a policy on how cash is received and documented.  To correct Reference

number MW-08-1, a Policy and Procedures Manual is needed.  Dick feels

this is an executive responsibility.  To satisfy Reference number

SD-07-1, a certified CPA could be hired to review the Financial

Statement after Marcia Marien prepares them.  This would satisfy the

requirement of the new law that was passed last year by the Government

Accounting Board.  

E. Discussion of Elected Versus Appointed Position    

Gene Boomer made a motion that the position of Town Clerk is kept as an

elected position.  Seconded by William Rose III.      Gene Boomer feels

that the Board of Selectmen should not have control over the Town Clerk

or the Treasurer.  If a problem is found with an elected person, a

change can be made in November.  If a hired position, there are too many

legal labor issues involved.   William Rose III feels costs would be

escalated if changed to hired positions.   Gene Boomer wants to end

rumors.  The Board decided not to vote on motion.  Gene Boomer made a

motion to rescind the previous motion.  Seconded by William Rose III.

Motion passed unanimous.  Bob Dubos said that the Town Clerk s position

is very complex and technical.  The Town Clerk deals with vital records.

8. Other Business   

Gene Boomer wants to have the Town Engineer take a look at the cemetery.

It is difficult to find the graves in the winter.  Some type of marker

is needed to make more user friendly.  

9. Second Audience  of Citizens  

Dick Weingart said there is a need for each political party to find a

qualified person to run for elected positions.  Bob Dubos said he will

meet with Cathy Wilson and a consultant to review the job.  The cost is

$4000 and Cathy was able to obtain a grant to cover this,.  

10. Agenda Suggestions for Next Meeting    

Infrastructure Update

Animal Response Team

Board of Finance Budget Letter 

11. Date, Time and Place of Next Meeting  

The next meeting will be held on Thursday, March 5, 2009 at 7:00P.M. at

the Town Hall.  

12. Adjourn 

Gene Boomer made a motion to adjourn the meeting.  Seconded by William

Rose III.                    The meeting was adjourned at 9:36 P.M.  

Respectfully Submitted,

Betty G. Urban